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Gestión Documental
 
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DATA DIGITAL SAS - cd

gestión Documental

 
DEFINICIÓN:

Conjunto de actividades administrativas, técnicas y tecnológicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación en formatos papel y/o electrónicos desde su origen hasta su disposición final, dando cumplimiento al ciclo vital del documento, con el objetivo de facilitar su consulta, recuperación, trámite y conservación a través del tiempo, aplicando principios de racionalización y economía.

NORMATIVIDAD:

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos expedida por el Archivo General de la Nación) Acuerdo 060 (Correspondencia y Comunicaciones oficiales) Ley 527 (Comercio electrónico, Mensajes de Datos y Firmas Digitales) Norma ISO 15489 (Regula la gestión de documentos de empresas públicas o privadas para clientes Internos o externos en todos los formatos o soportes) Resolución 1995 de 1999 (Normas para el manejo de las historia clínicas).


 
DATA DIGITAL SAS - Archivado de datos
 

VENTAJAS Y BENEFICIOS OBTENIDOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 
DATA DIGITAL SAS - Soluciones documentales
 
Facilita la consulta y trámite de los documentos. Reduce el tiempo de búsqueda y Consulta de Documentos. Acceso simultáneo a un documento por múltiples usuarios. Definición de perfiles, seguridad y restricciones en la producción y consulta de documentos según la estructura orgánica de la empresa. Conservación y custodia de la Información. Avance tecnológico. Mejora la atención y servicio a clientes. Incrementa la satisfacción de los usuarios Internos. Posibilidad de integrarse con subsistemas ya existentes.

Reducción de espacio físico. Racionalización y economía en la compra de Insumos (Papelera, carpetas, cajas, estantería, bodegaje). Sirve de apoyo a los Sistemas de Calidad ISO (Procesos y Procedimientos).

Contribuyen con la conservación del medio ambiente mejora la imagen empresarial economía y optimización a mediano y largo plazo.
 

SOLUCIONES DOCUMENTALES PARA SU EMPRESA

 
 
CONSULTORÍA:

Ponemos a su disposición nuestra experiencia, conocimiento y recursos en la Implementación de programas de gestión documental, realizamos diagnóstico y organización de archivos, elaboración y aplicación de tablas de retención y valoración documental, capacitación al personal en el manejo de archivos de gestión y central, seminarios de capacitación y sensibilización en el manejo del documento (Físicos en papel y/o electrónicos).


SOFTWARE:

Con nuestra herramienta de Software SDG usted podrá tener control total y trazabilidad de los documentos (físicos en papel y/o electrónicos) permitiéndole conocer cual ha sido su recorrido en la organización, la ubicación actual del documento original y las copias que se hallan podido generar en este proceso antes de pasar al Archivo Central donde el documento cumplir su segunda fase de almacenamiento temporal o permanente.

Nuestra aplicación de control de versiones es ideal para documentación relacionada con los SISTEMAS DE CALIDAD, según los parámetros de la serie ISO 9000. Mediante nuestro módulo Workflow, de estricto cumplimiento a procesos y procedimientos que garantizan la normalización Documental y de Procesos exigida por ISO.

Con nuestro módulo archivador electrónico usted podrá indexar, archivar, compartir, imprimir y consultar sus documentos Windows o capturados en papel mediante scanning twain, dando aplicabilidad a la normatividad del Archivo General de la Nación AGN.

Con los niveles de seguridad diseñados tanto para usuarios como para los documentos, garantice la mejor protección, disponibilidad y acceso a la información.
 
EQUIPOS:

Somos distribuidores de las marcas Canon y Kyocera en la lÍnea de equipos de oficina: Escaner, Multifuncionales, Impresoras Láser con dispositivos de red que utilizan suministros de Largo rendimiento a Bajo costo por página.

Con las aplicaciones de Software usted ahora podrá monitorear y controlar el volumen de impresión y copiado de cada uno de los usuarios, aplicando los principios de racionalización y economía.


DIGITALIZACIÓN:

Le ayudamos a su empresa a convertir sus Documentos que se encuentran formato Papel a Documentos Digitales, mediante el proceso de Digitalización y con las herramientas necesarias de Software, Equipos y Asesora, ahora usted podrá conservar sus documentos en Formato Digital, garantizando la confidencialidad, seguridad, consulta y conservación a traves del tiempo, reduciendo el espacio fisico que requiere para Archivar sus Documentos, obteniendo economia y racionalización en la Compra de Insumos, papel, carpetas, estantera, cajas y recursos de personal para administrarlos y conservarlos.
DATA DIGITAL SAS - Entorno digital